แนะนำวิธีการตัดสต็อกง่าย ๆ ด้วย Access ก่อนอื่นให้เราสร้างตารางข้อมูลของสต๊อกสินค้าที่สั่งเข้ามา กับสต๊อกสินค้าที่มีการขายสินค้าออกไป ไว้ใน Access ให้เรียบร้อย ตัวอย่างเช่น ตารางสินค้าที่สั่งเข้ามาเก็บไว้ขายในสต๊อก และตารางสินค้าที่มีการขายออกในแต่ละวัน เสร็จแล้วเราก็สร้างตารางที่สรุปข้อมูลให้เรา เค้าเรียกกันว่า คิวรี่

การสร้างคิวรี่ เพื่อดูจำนวนสินค้า เข้า-ออก

1. คลิกแท็บ Create
2. เลือก Query Design
3. ช่อง Total: เลือก Group By และคอลัมน์ข้าง ๆ ก็เลือกการคำนวณหาผลรวมครับ
4. คลิกที่คำสั่ง Totals ครับ จะแสดงเป็นฟังก์ชั่น Sum ขึ้นมาในช่องนะครับ

ถึงขั้นนี้ เราก็จะรู้ว่า สินค้าที่สั่งเข้ามา และสินค้าที่ขายออกไปแต่ละวัน มีจำนวนทั้งหมดเท่าไหร่ แล้วเราก็มาทำ คิวรี่ อันสุดท้าย เป็นตัวสรุปว่า ตกลง สต๊อกมีสินค้าเหลือพอขายมั้ย ต้องสั่งซื้อแล้วหรือยัง

การสร้างคิวรี่ที่เป็น stock balance

1. คลิกแท็บ Create
2. เลือก Query Design
3. เลือกคิวรี่สินค้าออก และคิวรี่สินค้าเข้า ที่สร้างไว้แล้ว
4. เพิ่มฟิลด์การคำนวณเข้าไปตรงด้านท้ายสุด

ทำถึงขั้นตอนนี้เราจะรู้แล้วว่า ณ ปัจจุบันที่เราเปิดข้อมูลขึ้นมาดู สินค้าเราเหลืออยู่เท่าไหร่ แค่นี้ ก็ไม่ต้องกังวลแล้วว่า ลูกค้าจะต้องรอสินค้านาน เพราะเมื่อไหร่ที่เข้ามาดูก็จะเห็นยอดสินค้าที่เหลืออยู่ Access ช่วยดูสต๊อกให้สั่งซื้อสินค้ามาสำรองในคลังได้ทันเวลา