วันนี้จะมาดูกันว่า Access ข่วยจัดการกับข้อมูลจำนวนเยอะๆ ได้ยังไง ปกติถ้าเราเก็บตารางข้อมูลลูกค้าในโปรแกรมเช่น Excel เราเก็บได้หลายล้านรายการเลยนะครับ แต่เวลาเราจะหาข้อมูลแต่ละที มันจะนานมากกกกก เพราะความสวยงาม และสูตรคำนวณทั้งหลายแหล่ของเจ้าโปรแกรมนั่นแหละ แต่ถ้าเราจะย้ายทุกอย่างมาไว้ที่ Access ไม่ว่าเราจะเก็บตารางข้อมูลไว้ในรูปแบบไหน ก็ย้ายได้หมด ทำแบบนี้นะครับ

1. เปิดโปรแกรม Access คลิกที่ ริบบอน External Data เลือกว่าจะดึงตารางข้อมูลอะไรเข้ามาใน Access เช่น ถ้าเก็บข้อมูลลูกค้าใน Excel ก็คลิกเลือกที่ Excel ได้เลย
2. กดปุ่ม Browse.. ไปคลิกเลือกไฟล์ Excel ที่เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ คลิกปุ่ม OK
3. หน้าต่าง Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิกสมุดงานที่คุณต้องการวางข้อมูล กดปุ่ม Next
4. หน้าถัดไปของ Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา กดปุ่ม Next แล้วกดปุ่ม Finish ครับผม
5. ขึ้นหน้าที่จะถามว่าเราจะเก็บขั้นตอนที่ทำเมื่อสักครู่ ไว้มั้ย กด Close ปิดไปได้เลยครับ

เรียบร้อยแล้วครับ ข้อมูลลูกค้าของเราก็เข้ามาอยู่ใน Access ทั้งหมดแบบนี้เลย พอข้อมูลมาอยู่ในลักษณะนี้ เราสามารถจัดการกับข้อมูลได้หลายอย่างเลยนะครับ ไม่ว่าจะเป็น ค้นหาข้อมูลลูกค้าที่ช่อง Searchเพิ่มข้อมูลลูกค้าใหม่ แค่คลิกที่ช่องนี้ พิมพ์ข้อมูล แล้วกด Enter ครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับทุก ๆ ท่านที่สนใจเอาวิธีการของผมไปลองใช้นะครับ แล้วพบกันใหม่ในครั้งหน้านะครับ