แนะนำ การทำงานในโปรแกรม Microsoft Excel 2016 ในเรื่องของการแยกข้อความจากคอลัมน์เดียวกันเป็นหลาย ๆ คอลัมน์ ในการจัดเก็บข้อมูล อาจจะมีการนำข้อมูลมารวมอยู่ในเซลล์เดียวกัน จึงจำเป็นต้องแยกข้อความออก เป็นคนละคอลัมน์ เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับปัญหาในลักษณะนี้ จะขอแนะนำคำสั่งที่ชื่อว่า Text to Column ใช้สำหรับแยกข้อความจากคอลัมน์เดียว เป็นหลาย ๆ คอลัมน์ หรือแยกข้อมูลออกมาจากเซลล์เดียว ออกมาเป็นหลาย ๆ เซลล์ นั่นเอง แล้วโปรแกรมจะรู้ได้อย่างไร ว่าข้อความไหนจะขึ้นเซลล์ใหม่หรือคอลัมน์ใหม่ ในที่นี่จะตรวจสอบจากเครื่องหมายที่อยู่คั่นระหว่างข้อความเหล่านั้น อันได้แก่ เครื่องหมาย โคลอน เซมิโคลอน คอมม่า เครื่องหมายเว้นวรรคตอนหรือ space bar เครื่องหมายขีด รวมถึงเครื่องหมาย บวก และยังมีเครื่องหมายอื่น ๆ ที่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกันครับ หรืออีกวิธีหนึ่ง คือ การนำจำนวนตัวอักษร เช่น ด.ช. ที่เป็นคำนำหน้าชื่อมีด้วยกันทั้งหมด 4 ตัวอักษร ก็สามารถทำให้ข้อความสามารถขึ้นเซลล์ใหม่หรือ คอลัมน์ใหม่ได้ครับ

เทคนิค การแยกข้อความออกจากเซลล์ (Text to Column)

1. เลือกคลุมข้อความที่ต้องการ คลิกที่ ริบบอน Data เลือกคำสั่ง Text to Columns
   • Delimited: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลมีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ เช่น Comma, Semicolon, Space (ช่องว่าง) เป็นต้น
   • Fixed Width: ใช้ในกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วยจำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน
2. ในตัวอย่างใช้ ช่องว่าง เป็นตัวแบ่งจึงเลือก Delimited เลือกที่ Space คลิกปุ่ม Next
3. เลือกตำแหน่งที่ต้องการวางข้อมูล คลิกปุ่ม Finish

เมื่อเสร็จแล้วจะปรากฏ ข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์ D จะเป็นตัวเลข และข้อมูลที่เป็นหน่วย จะไปปรากฎในคอลัมน์ E ครับ เพียงเท่านี้ครับข้อมูลของเราที่มีหลายรายการ ก็ถูกปรับแต่งแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็ว จากตัวอย่างนี้ หลาย ๆ ท่านสามารถที่แยกข้อความจากคอลัมน์เดียวไปยังหลาย ๆ คอลัมน์ได้ ไม่ยากเลยใช่ไหมครับ แล้วพบกับเทคนิคดีๆ แบบนี้ในครั้งหน้านะครับ